1.1 Le service PhiloGest (le « Service ») est édité par Daphné Derkaoui, entrepreneur individuel, nom commercial Groupe Philodème, SIRET 802 432 336 00039, 6 rue de la Commune de Paris, 54110 Varangéville (l'« Éditeur »). Contact : contact@philodeme.fr.
1.2 Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent la souscription et l'utilisation du Service par toute personne physique ou morale agissant à des fins professionnelles (le « Client »). Le Service est exclusivement destiné aux professionnels.
1.3 Les CGV sont complétées par les Conditions Générales d'Utilisation (« CGU »), l'Accord de traitement des données (« DPA ») et la Politique de confidentialité. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU pour les aspects commerciaux, et le DPA prévaut pour le traitement des données personnelles confiées par le Client.
1.4 Les CGV s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, notamment les conditions d'achat du Client. Toute dérogation doit faire l'objet d'un accord écrit de l'Éditeur.
2.1 PhiloGest est un logiciel en ligne (SaaS) de gestion administrative destiné aux organismes de formation, accessible par navigateur. Selon les fonctions ouvertes au Client, il permet notamment de gérer un catalogue de formations, des sessions et séances, des stagiaires, clients et intervenants, de générer des documents (conventions, convocations, feuilles et attestations d'émargement, attestations, livret d'accueil, règlement intérieur, etc.), de recueillir des émargements électroniques par lien, de suivre des échéances et de préparer des états de synthèse (BPF, dossier de contrôle).
2.2 Des options peuvent être souscrites en complément (à ce jour : option DDA, option IAS, ou pack DDA + IAS), ainsi que des utilisateurs supplémentaires. Le périmètre exact est celui présenté au Client lors de la souscription.
2.3 L'Éditeur peut faire évoluer le Service (fonctions, présentation, options), à condition de ne pas en dégrader substantiellement les fonctionnalités essentielles pendant la période payée.
2.4 Le Service est un outil d'aide à la gestion administrative. Il ne constitue pas un système de management de l'apprentissage (LMS), ni un outil de conformité automatique. Les documents générés sont produits à partir des données saisies par le Client et doivent être vérifiés par lui avant tout usage.
3.1 Tout professionnel peut ouvrir un espace d'essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement. Pendant l'essai, l'ensemble des fonctions est accessible, y compris les options DDA et IAS, à titre de découverte.
3.2 L'essai n'est ouvert qu'une fois par organisme (SIRET). L'Éditeur peut refuser ou clôturer un essai en cas d'usage abusif ou de saisie d'informations inexactes.
3.3 À l'expiration de l'essai sans souscription, l'espace passe en lecture seule : le Client peut consulter et télécharger les éléments disponibles, mais ne peut plus créer, modifier ni générer de nouveaux documents. Les données sont ensuite conservées pendant une durée limitée, en principe de trois (3) mois à compter du passage en lecture seule (article 10). Le Client peut souscrire un abonnement depuis la page Abonnement de son espace pour rétablir l'accès complet, sans perte de données.
3.4 L'essai est fourni à titre gratuit et « en l'état » (article 13.3).
4.1 Formules. L'abonnement est proposé au choix en périodicité mensuelle ou annuelle, avec ou sans options. Un compte utilisateur est inclus ; des comptes supplémentaires peuvent être souscrits.
4.2 Prix applicable. Le prix applicable est celui présenté au Client au moment de sa souscription, en fonction de la périodicité et des options choisies. Les prix sont indiqués en euros, hors taxes. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts (franchise en base), tant que l'Éditeur bénéficie de ce régime. Si le régime de TVA de l'Éditeur évolue, les prix pourront être présentés avec TVA à compter de la souscription ou du renouvellement suivants, dans les conditions de l'article 4.6.
4.3 Paiement. Le paiement s'effectue en ligne par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe, selon les moyens de paiement proposés au Client lors de la souscription. L'Éditeur ne conserve pas les numéros de carte bancaire. L'abonnement est payable d'avance : mensuellement, ou annuellement en une fois, à la date de souscription puis à chaque date anniversaire.
4.4 Factures. Les factures sont mises à disposition du Client par l'intermédiaire de Stripe ou de l'Éditeur. Le Client s'engage à renseigner des informations de facturation exactes.
4.5 Défaut de paiement. En cas d'échec de paiement, le prestataire de paiement peut procéder à plusieurs tentatives de recouvrement. Tant que l'abonnement n'est pas définitivement inactif, l'accès est maintenu. Lorsque l'abonnement devient inactif faute de règlement, l'espace passe en lecture seule et l'article 10 s'applique à compter de cette date. Sans préjudice de toute autre action, les sommes impayées portent, de plein droit, intérêts de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce).
4.6 Modification des prix. L'Éditeur peut modifier ses prix pour l'avenir. Les nouveaux prix s'appliquent aux nouvelles souscriptions et, pour les abonnements en cours, au prochain renouvellement, sous réserve d'en informer le Client par email au moins 30 jours avant. À défaut d'acceptation, le Client peut résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau prix.
5.1 Durée. L'abonnement mensuel est conclu pour une période d'un mois, l'abonnement annuel pour une période de douze mois. Chacun est renouvelé tacitement pour une période identique, sauf résiliation.
5.2 Résiliation par le Client. Le Client résilie depuis le portail de gestion d'abonnement (accessible via la page Abonnement, réservée à l'administrateur de l'organisme), ou par email à contact@philodeme.fr. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà souscrite. Le Client conserve son accès normal jusqu'à cette date. Les sommes déjà payées pour la période en cours ne sont pas remboursées, sauf disposition légale contraire ou geste commercial de l'Éditeur.
5.3 Passage en lecture seule. À la date effective de fin de la période souscrite, l'espace passe en lecture seule et l'article 10 s'applique.
5.4 Résiliation par l'Éditeur. L'Éditeur peut résilier ou suspendre l'accès en cas de manquement grave du Client (notamment violation des CGU, usage frauduleux, défaut de paiement persistant), après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, sauf urgence ou risque pour la sécurité du Service. La suspension ou la résiliation n'ouvre droit à aucun remboursement pour la période en cours lorsqu'elle résulte d'un manquement du Client.
5.5 Absence de droit de rétractation. Le Service étant destiné aux professionnels, les dispositions du Code de la consommation relatives au droit de rétractation ne s'appliquent pas. Le Client professionnel qui contracte en dehors du champ de son activité principale conserve les protections légales impératives qui lui sont applicables.
6.1 Droit de changer de fournisseur. Le Client peut à tout moment demander à changer de fournisseur de services ou à rapatrier ses données, en adressant sa demande à contact@philodeme.fr. Il peut le faire moyennant un préavis maximal de deux (2) mois ; le Service reste fourni jusqu'à la fin du préavis, puis pendant la période de conservation prévue à l'article 10. Une période de transition de trente (30) jours est ouverte à sa demande. Dans le cas d'un abonnement annuel, la période déjà payée n'est pas remboursée en cas de fin anticipée du contrat à la demande du Client, sous réserve des dispositions impératives applicables. L'Éditeur ne facture pas de frais de changement de fournisseur.
6.2 Fonctions disponibles. Le Service permet actuellement au Client, au minimum, d'exporter ses listes de stagiaires et de clients au format CSV et de télécharger les documents déjà générés ou téléversés. Ces fonctions, qui peuvent évoluer, ne limitent pas le droit prévu à l'article 6.3.
6.3 Restitution sur demande. Indépendamment des fonctions ci-dessus, le Client peut demander à l'Éditeur la restitution des données exportables lui appartenant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (par exemple CSV ou JSON), les documents déjà générés étant restitués dans leur format existant. La demande est adressée à contact@philodeme.fr par l'administrateur de l'organisme. L'Éditeur y répond dans un délai maximum d'un mois, prolongeable dans les limites permises par la loi en cas de complexité, le Client en étant informé. La restitution est gratuite.
6.4 Données exportables. Sont considérées comme « données exportables » les données que le Client a saisies, importées ou générées dans le Service pour son activité, notamment : ses stagiaires, clients et intervenants ; ses formations, modules et compétences ; ses sessions et séances et leur suivi ; les résultats et présences ; les émargements (signatures et horodatage) ; les documents générés ou téléversés ; ses paramétrages et contenus personnalisés ; les noms, adresses email et rôles des comptes utilisateurs de son organisme.
6.5 Exclusions. La restitution ne comprend pas l'intégralité de la base de données du Service ni les éléments relevant du fonctionnement interne ou de la sécurité du Service : mots de passe et empreintes, jetons et clés, secrets techniques, journaux internes, données de sécurité, code, paramétrage et données de facturation détenues par le prestataire de paiement. Les traces techniques associées aux émargements (adresse IP, agent utilisateur) et un extrait des traces d'activité du Client peuvent être communiqués sur demande motivée, notamment en cas de contrôle, dans la mesure où ils sont disponibles.
7.1 Le Client fournit des informations exactes, protège la confidentialité de ses identifiants, et est responsable des actions réalisées depuis ses comptes. Il veille à ce que ses utilisateurs respectent les CGU.
7.2 Le Client demeure seul responsable de l'exactitude des données qu'il saisit, du contenu des documents qu'il génère et de leur conformité à ses obligations légales, réglementaires et contractuelles, ainsi qu'à celles qui résultent de ses relations avec ses financeurs et les autorités de contrôle. L'Éditeur ne se substitue pas au Client et ne garantit pas l'obtention d'une certification, d'un financement ou l'absence de redressement.
7.3 Le Client est responsable de traitement des données personnelles de ses stagiaires, intervenants et clients, et doit disposer d'un fondement légal, informer les personnes concernées et respecter leurs droits (article 12 et DPA).
8.1 L'Éditeur fournit le Service avec le soin raisonnablement attendu d'un professionnel ; il est tenu d'une obligation de moyens.
8.2 L'Éditeur s'efforce de maintenir le Service accessible, sans garantir une disponibilité continue. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, évolution, sécurité ou cause extérieure. Elles ne donnent lieu à aucune indemnité, sauf faute prouvée de l'Éditeur.
8.3 Le support est assuré par email (contact@philodeme.fr) et par le formulaire intégré au Service. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais. Aucun horaire, délai de réponse ou niveau de service n'est garanti.
L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables de sécurité, décrites dans le DPA. Le Client demeure responsable de la conservation de ses propres exemplaires des documents qu'il juge nécessaires à ses obligations réglementaires (pièces justificatives, preuves), et ne doit pas considérer le Service comme son unique archive légale.
10.1 Lorsque l'espace du Client passe en lecture seule (fin d'essai sans souscription, fin de la période souscrite après résiliation, ou abonnement devenu inactif pour impayé), les données du Client sont conservées pendant une durée limitée, fixée en principe à trois (3) mois à compter du passage effectif en lecture seule. L'Éditeur procède à leur suppression à l'issue de cette période, dans un délai raisonnable ; cette suppression n'intervient pas nécessairement à une date exacte.
10.2 Pendant cette période, le Client conserve l'accès aux fonctions de consultation et de téléchargement disponibles, peut demander la restitution de ses données exportables (article 6) et peut reprendre un abonnement pour retrouver l'accès complet : depuis la page Abonnement de son espace lorsque celle-ci le permet, ou en demandant à l'Éditeur, à contact@philodeme.fr, de rétablir l'accès. Une reprise en ligne autonome n'est pas garantie dans tous les cas.
10.3 À l'issue de cette période, l'Éditeur supprime ou anonymise les données du Client, dans un délai raisonnable. Le Client peut aussi demander la suppression de ses données à tout moment, par écrit, à contact@philodeme.fr. Ces suppressions sont faites sous réserve des données que l'Éditeur doit ou peut conserver en application d'une obligation légale (notamment comptable et de facturation) ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, et des éventuelles copies de sauvegarde, supprimées selon leur cycle normal d'expiration.
10.4 L'Éditeur ne garantit pas l'envoi d'un avertissement préalable à la suppression. Il appartient au Client de récupérer ses données pendant la période de conservation (article 6) et de maintenir une adresse email valide pour pouvoir être joint.
11.1 Le Service, son code, son interface, ses bases de connaissances, ses gabarits et la dénomination PhiloGest sont la propriété de l'Éditeur ou de ses concédants. Pendant la durée de l'abonnement ou de l'essai, l'Éditeur concède au Client un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable, pour ses besoins internes.
11.2 Le Client reste propriétaire des données et contenus qu'il saisit ou téléverse. Il concède à l'Éditeur le droit de les héberger et de les traiter aux seules fins de fournir le Service.
11.3 Certaines bibliothèques logicielles utilisées (notamment TCPDF, PHPMailer, SDK Stripe) restent soumises à leurs licences respectives.
12.1 Pour les données personnelles des stagiaires, intervenants, clients et autres personnes dont il saisit les données, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions du DPA, qui fait partie intégrante du contrat.
12.2 Pour les données de compte, de facturation, de sécurité et de support du Client, l'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement, selon la Politique de confidentialité.
13.1 Les parties étant des professionnels, la responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée que pour les dommages directs, personnels et certains résultant d'un manquement prouvé à ses obligations. Sont exclus les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de chance, atteinte à l'image, perte d'un financement ou d'une certification, coût de reconstitution de données).
13.2 Clients payants. La responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, est plafonnée au montant HT effectivement versé par le Client à l'Éditeur au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur.
13.3 Essai gratuit. L'essai étant fourni gratuitement, il est fourni « en l'état » : la responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée pour un dommage résultant de son utilisation, sauf faute lourde ou dolosive de l'Éditeur.
13.4 Rien dans les CGV n'exclut ni ne limite la responsabilité de l'Éditeur en cas de dol, de faute lourde, de dommage corporel, ni pour toute responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue par la loi, ni ne prive de sa substance l'obligation essentielle de l'Éditeur.
13.5 L'Éditeur n'est pas responsable des dommages résultant d'un usage non conforme, d'une saisie erronée, d'un défaut de configuration ou de sauvegarde imputable au Client, d'un dysfonctionnement d'un service tiers (paiement, messagerie du Client, réseau) ou d'un cas de force majeure.
Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, y compris la défaillance d'un opérateur de réseau ou d'un hébergeur, ou une attaque informatique malgré des mesures raisonnables de protection.
L'Éditeur peut modifier les CGV. Les modifications sont communiquées par email ou dans le Service au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur ; elles s'appliquent au prochain renouvellement. Le Client qui les refuse peut résilier avant leur entrée en vigueur. Les nouvelles souscriptions sont soumises à la version en vigueur à la date de souscription. Le Client est invité à confirmer son acceptation lors de sa prochaine connexion.
Les CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable en écrivant à contact@philodeme.fr. À défaut, les tribunaux compétents du ressort du siège de l'Éditeur seront seuls compétents, sous réserve des règles de compétence impératives applicables.
Si une stipulation des CGV est déclarée nulle, les autres demeurent applicables. L'absence d'exercice d'un droit n'emporte pas renonciation à ce droit. Toute référence commerciale au Client fait l'objet d'un accord séparé.