Les présentes CGU définissent les règles d'usage du Service PhiloGest, édité par Daphné Derkaoui, entrepreneur individuel, nom commercial Groupe Philodème (l'« Éditeur »). Elles s'appliquent à toute personne qui accède au Service (l'« Utilisateur »), y compris pendant l'essai gratuit, et complètent les CGV. L'accès au Service vaut acceptation des CGU. Lorsque l'Utilisateur agit pour le compte d'un organisme, il déclare être habilité à l'engager.
2.1 Ouverture. Un espace peut être ouvert par inscription autonome ou par invitation de l'Éditeur. L'inscription requiert notamment le nom de l'organisme, un numéro SIRET, le nom et l'email de l'administrateur. Le SIRET est déclaratif ; le déclarant garantit qu'il est celui de l'organisme qu'il représente.
2.2 Administrateur et utilisateurs. Le compte créé à l'inscription est administrateur : il gère l'abonnement, la facturation et les comptes de l'organisme. D'autres comptes utilisateurs peuvent être créés dans la limite du quota souscrit (un compte inclus, plus les comptes supplémentaires souscrits).
2.3 Identifiants. Les identifiants sont personnels et confidentiels. L'Utilisateur prévient sans délai l'Éditeur de toute utilisation non autorisée. Un mot de passe d'au moins 8 caractères est exigé à l'inscription ; l'Éditeur recommande dans tous les cas un mot de passe unique et robuste.
2.4 Fonctions disponibles. Selon la situation de l'espace (essai, abonnement actif, lecture seule, accès offert), les fonctions disponibles peuvent varier. En lecture seule, l'Utilisateur peut consulter et télécharger, mais ne peut plus créer, modifier, supprimer ni générer de nouveaux documents.
3.1 Le Service est destiné à la gestion administrative d'un organisme de formation. L'Utilisateur s'interdit notamment :
3.2 Usage raisonnable. L'Éditeur peut limiter ou suspendre un usage qui compromet la stabilité ou la sécurité du Service pour les autres utilisateurs.
4.1 L'Utilisateur ne saisit que les données nécessaires à la gestion de la formation (principe de minimisation).
4.2 Données sensibles. Le Service n'est pas conçu pour traiter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Toutefois, le Client peut avoir besoin de renseigner certaines informations strictement nécessaires à l'accessibilité ou à l'adaptation d'une formation (par exemple un besoin d'aménagement lié à un handicap). Il en assume seul la licéité, le fondement juridique et la minimisation. Il est interdit de saisir des données sensibles qui ne sont pas nécessaires à l'usage du Service, ainsi que des données relatives aux condamnations pénales et infractions, sauf fondement juridique approprié dont le Client est seul responsable.
4.3 Les champs libres ne doivent pas servir à stocker des informations sans lien avec la formation (données de santé détaillées, opinions, numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires, etc.).
5.1 Le Service permet au Client de générer des liens d'émargement envoyés aux stagiaires. Le Client est responsable de l'envoi de ces liens aux bonnes personnes et d'informer les stagiaires du traitement de leurs données (signature, date, heure, adresse IP, terminal). Une notice d'information est affichée sur la page de signature.
5.2 La signature recueillie est une signature électronique simple horodatée. Sa valeur probante relève de l'appréciation du juge et des règles applicables au Client. L'Éditeur ne garantit pas qu'elle sera admise par un financeur ou une autorité.
6.1 Le Client peut envoyer des emails et documents depuis le Service au moyen de son propre serveur SMTP lorsqu'il l'a configuré.
6.2 À défaut de configuration, ou en cas d'indisponibilité de son serveur, un relais de secours géré par l'Éditeur et opéré par un prestataire d'envoi (Brevo) peut être utilisé automatiquement. Ce relais est un service annexe, sans garantie de disponibilité ni de délivrabilité.
6.3 Le Client est seul responsable du contenu, de la licéité et des destinataires des emails envoyés. Tout usage abusif (envoi massif non sollicité, prospection illicite, contenus illégaux, taux de plaintes ou de rebonds anormaux) peut entraîner la suspension immédiate du relais et, le cas échéant, du compte. L'Éditeur peut refacturer au Client les coûts réels occasionnés par un usage abusif.
7.1 L'Éditeur met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables (connexions chiffrées HTTPS, mots de passe stockés sous forme hachée, cookie de session sécurisé, cloisonnement des données par organisme, contrôle d'accès aux fichiers, journalisation), détaillées dans le DPA. Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue.
7.2 L'Utilisateur signale toute faille ou suspicion de faille à contact@philodeme.fr sans l'exploiter ni la divulguer publiquement avant correction.
7.3 L'Éditeur peut suspendre immédiatement un compte en cas de risque pour la sécurité du Service, d'activité suspecte ou de violation des CGU.
L'Éditeur n'accède aux données d'un Client que lorsque c'est nécessaire au support, à la maintenance, à la sécurité ou au traitement d'un incident, et dans la mesure strictement nécessaire à cette finalité. Ces accès sont soumis à une obligation de confidentialité et encadrés par le DPA. Ils peuvent avoir lieu sans demande préalable du Client lorsque la sécurité ou la continuité du Service l'exige.
Le support est assuré par email (contact@philodeme.fr) et par le formulaire intégré. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais, sans engagement d'horaires, de délai de réponse ou de disponibilité.
Les éléments du Service sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. L'Utilisateur ne reçoit qu'un droit d'usage conforme aux CGV et aux CGU. Les données et contenus saisis par le Client restent la propriété du Client (CGV, article 11).
Le Service est fourni « en l'état » sous les limitations prévues aux CGV (article 13). L'Utilisateur est seul responsable de l'usage qu'il fait du Service et des documents générés, qu'il lui appartient de vérifier.
L'Éditeur peut modifier les CGU en informant les Utilisateurs par email ou dans le Service au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur, sauf modification imposée par la loi ou par des impératifs de sécurité, immédiatement applicable. Les CGU sont soumises au droit français ; les tribunaux compétents du ressort du siège de l'Éditeur sont compétents, sous réserve des règles impératives applicables.